Comment aménager ses bureaux professionnels / d’entreprise ?

Tant pour la productivité que pour le confort et la santé des salariés, un aménagement de bureaux professionnels réussi est essentiel. Qu’il s’agisse de rénovations sommaires, d’un changement de meubles pour du mobilier ergonomique ou d’une refonte complète des espaces, il faut toutefois bien s’y prendre afin d’en tirer les profits au maximum.

Consultez notre guide en 7 étapes, découvrez les indicateurs pour le calcul du ROI et utilisez nos modèles (questionnaire équipe, gabarit cahier des charges, checklist réception de chantier) pour votre projet.

À retenir :

  • Un aménagement bien conçu présente de multiples bénéfices pour l’entreprise (baisse des arrêts maladie, amélioration de la marque employeur…)
  • Il y a un triple aspect à considérer pour votre projet d’aménagement de bureaux : organisationnel (cadrage, besoin des équipes), réglementaire (normes) et humain (santé, confort, attractivité)
  • Un cahier des charges, une checklist et d’autres documents sont indispensables. Retrouvez nos modèles en fin d’article


Aménager des bureaux professionnels en 7 étapes

Le guide synthétique aborde les 7 étapes à suivre pour l’aménagement de bureaux d’entreprise :

  1. Cadrage
  2. Ratio m² / poste
  3. Type d’implantation
  4. Zoning & parcours de déplacement
  5. Ambiance
  6. Mobilier de bureau ergonomique
  7. Confort d’usage : lumière et bruit
  8. Pilotage

Nous vous proposons également des articles dédiés explorant les différents thèmes en profondeur ; n’hésitez pas à les consulter !


1. Cadrer le projet : objectifs, contraintes, budget et délais

Le cadrage est l’étape initiale qui détermine les grands périmètres du projet :

  • Objectifs : il peut s’agir d’accueillir plus de collaborateurs, d’améliorer le confort et la qualité de vie au travail, de valoriser l’image employeur, de passer à une organisation en flex office, etc.
  • Contraintes : normes de sécurité et d’accessibilité, contraintes techniques du bâtiment, mais aussi délais liés au bail ou au déménagement
  • Budget : Comptez de 700 à 1000 €/m² pour un simple rafraîchissement, 1200 à 2500 €/m² pour une rénovation fonctionnelle, et plus de 3 000 €/m² pour une refonte complète

Ces différents aspects doivent être pris en compte tout au long du projet, de l’établissement du cahier des charges au pilotage. Pour ce faire, une gouvernance claire est indispensable (sponsor interne, équipe projet, appui des RH, etc.).


2. Calculer les capacités et les ratios m² / poste

C’est de la capacité réelle de vos locaux que découlent les types d’espace et le projet d’aménagement que vous pouvez réaliser.

Voici un tableau calculant les ratios de m² pour les postes de travail :

À noter qu’il s’agit d’indications générales, mais que vous devez prendre en compte les spécificités de l’espace (par exemple, les équipements présents et qui occupent déjà de la place).
Pour entrer dans le détail, découvrez nos conseils pour l’aménagement d’une salle de pause en entreprise.


3. Choisir l’implantation (bureaux cloisonnés, open space…)

En fonction des possibilités offertes par vos locaux (contraintes d’aménagement, ratios m²…), vous pouvez définir le type d’espace et de postes de travail que vous voulez aménager.

Voici un topo sur les différents modèles d’implantation :

Pour en savoir plus, découvrez comment aménager un bureau en open space.


4. Définir le zoning fonctionnel et les parcours de déplacement

Le zoning consiste à organiser les locaux en zones cohérentes : espaces de concentration, lieux collaboratifs, accueil, zones de détente. Cette cartographie n’est pas qu’un choix esthétique : elle conditionne la fluidité des déplacements et l’efficacité des équipes.
Les parcours doivent être pensés dès la conception. Un visiteur doit trouver naturellement son chemin de l’accueil à la salle de réunion, tandis qu’un collaborateur doit circuler facilement entre son poste, les salles de projet et la cafétéria.

💡 Placez à proximité des zones dont les services travaillent ensemble (marketing et commercial par exemple), ce qui limite les déplacements et maximise la productivité.

Enfin, certains détails font la différence : largeur des allées, éloignement des pôles bruyants, issues de secours dégagées, signalétique claire.


5.Déterminer l’ambiance (scandinave, industriel, design…)

Plus qu’une simple déco, l’ambiance participe au bien-être des équipes et véhicule les valeurs et la culture d’entreprise.

Parmi les styles les plus courants, on retrouve :

  • Scandinave : clair, épuré, basé sur le bois et la simplicité fonctionnelle.
  • Feng shui : approche à la fois douce et structurée, éléments naturels (découvrez comment réaliser un aménagement feng shui au bureau) 
  • Industriel : brut, avec métal, béton et éléments techniques apparents. Comme à la maison : convivial, chaleureux, avec canapés, tapis et éclairages indirects.
  • Design haut de gamme : raffiné, sobre, adapté aux professions libérales et directions.
  • Écoresponsable / recyclé : mobilier réutilisé, upcycling, démarche bas carbone. … Ou créez une ambiance unique à votre entreprise !
  • Végétalisé : part belle aux plantes, coloris doux - même si, idéalement, il faut des plantes quel que soit le style choisi. Découvrez pourquoi inclure la végétalisation en entreprise dans votre projet d’aménagement.

Veillez à respecter la cohérence : au sein même d’une pièce, mais aussi pour les zones entre elles et les espaces de circulation. Pensez aussi à l’harmonie des couleurs : choisir la bonne couleur pour son bureau impacte la productivité et la concentration.

6. Sélectionner du mobilier du bureau ergonomique

Aujourd’hui, impossible de faire l’impasse sur le mobilier ergonomique si vous (ré)aménagez vos bureaux professionnels. Ce matériel, davantage adapté à la morphologie humaine et aux usages courants, limite les tensions sur le corps et diminue les risques de TMS (Troubles Musculosquelettiques). C’est donc un investissement en santé et en performance pour l’entreprise.

Nous vous recommandons notamment :

  • Le bureau assis debout : réglable en hauteur, ce type de bureau permet d’alterner les positions de travail assis et debout. Il aide donc à rester en mouvement et à limiter les tensions consécutives à des positions maintenues trop longtemps (être assis pendant plusieurs heures consécutives, par exemple). Partez à la rencontre du modèle le plus populaire de chez KQUEO : le DYNAMIC !
  • La chaise ergonomique : grâce à ses multiples réglages, la chaise de bureau ergonomique permet à chaque utilisateur de trouver un soutien adapté à sa morphologie. C’est aussi un modèle très confortable, y compris pour une utilisation quotidienne sur plusieurs heures consécutives. Découvrez le modèle phare de KQUEO : la TERRANA !

Côté connectique, simplifiez le cable management. Privilégiez des bureaux électrifiés pour ne pas dépendre d’une prise pour vos appareils. Des goulottes passe-câbles et des accessoires divers permettent d’organiser et de cacher les câbles, comme les bras articulés pour écran.

7. Assurer le confort d’usage

Le confort d’usage repose sur trois dimensions majeures :

  1. L’acoustique : traiter plafonds, panneaux ou cloisons permet de réduire la réverbération et de créer des espaces calmes. Des alcôves ou phone booths complètent le dispositif, et dans certains cas un masquage sonore améliore encore l’ambiance. Pour en savoir plus, découvrez comment lutter contre le bruit au bureau.
  2. La lumière : On privilégie la lumière naturelle en orientant les postes perpendiculairement aux fenêtres, puis on la complète avec un éclairage LED neutre et homogène. Consultez notre article dédié à l’éclairage de bureau.
  3. La température : la température de confort se situe entre 20 et 23 °C, avec une ventilation efficace et une répartition équilibrée pour éviter les zones surchauffées ou glaciales.

Ces paramètres influencent fortement le moral et la productivité des équipes. Un bureau trop chaud, mal éclairé et bruyant impacte d’autant négativement l’efficacité.


8. Piloter le projet et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue

Le pilotage du projet d’aménagement doit se dérouler en trois temps :

  • La phase de réception : une checklist détaillée permet de vérifier finitions, connectique et conformité avant validation définitive. Nous vous en proposons un gabarit simplifié à la suite du guide
  • L’accompagnement au changement : les collaborateurs doivent comprendre les règles d’usage, comme la réservation des salles, l'utilisation des phone booths, la gestion des casiers
  • Le suivi des indicateurs : voyez votre aménagement comme un organisme vivant ! Mesurer régulièrement l’occupation des espaces et la satisfaction des équipes permet d’identifier les ajustements nécessaires - et faîtes évoluer vos locaux au diapason de l’évolution de votre entreprise !


Calculer le ROI du projet d’aménagement de bureaux professionnels

Même si la dépense peut être conséquente, aménager des bureaux d’entreprise doit être vu comme un investissement stratégique. Le retour sur investissement (ROI = Return on Investment) se mesure sur trois axes principaux :

  1. Ressources humaines : des locaux attractifs réduisent le turn-over (un recrutement raté coûte en moyenne 30 000 à 150 000 € selon ManPower, HR Voice et Opensourcing) et améliorent la marque employeur, facilitant l’embauche de talents
  2. Santé et absentéisme : un poste ergonomique diminue les TMS et donc les arrêts maladie. Selon l’Assurance Maladie, les TMS représentent près de 87 % des maladies professionnelles et génèrent des coûts importants
  3. Productivité et image : un environnement bien conçu améliore concentration et efficacité (+10 à 15 % selon plusieurs études internationales) et véhicule une image positive auprès des clients et partenaires

Le coût d’un aménagement varie de 700 à plus de 3 000 €/m² TTC, mais, bien réalisé, ses bénéfices humains, financiers et organisationnels peuvent amplement dépasser l’investissement initial.


Checklist & modèles prêts à l’emploi

Voici les modèles proposés pour vous aider dans l’aménagement de vos bureaux d’entreprise :

  • Gabarit pour le cahier des charges
  • Checklist à la réception du chantier
  • Questionnaire pour les équipes

Gabarit cahier des charges

Ce modèle de cahier des charges pour l’aménagement de bureaux professionnels indique les différentes parties à intégrer.

 

1. Contexte & objectifs

  • Contexte de l’entreprise (taille, secteur, culture)
  • Objectifs du projet : (ex. optimiser capacité, améliorer confort, valoriser image, intégrer flex office)

 

2. Données de base 

  • Adresse & bâtiment concerné
  • Surface totale (m²) & niveaux
  • Nombre de collaborateurs actuels / projetés à 3–5 ans
  • Organisation du travail : 100 % présentiel, hybride, nomadisme

 

3. Contraintes & normes

  • Contraintes bâtiment (IGH, ERP, structure)
  • Normes & réglementations applicables (sécurité incendie, PMR, ventilation)
  • Budget prévisionnel & enveloppe maximale
  • Délais & jalons (déménagement, travaux, réception)

 

4. Besoins fonctionnels (par espace)

  • Accueil : banque d’accueil, assises visiteurs, signalétique
  • Postes de travail : nombre, type (fixe, flex, nomades)
  • Salles de réunion : formats (2p, 6p, 12p), visio, mobilier
  • Espaces collaboratifs / créativité : modulables, écriture
  • Bulles / phone booths : nombre d’unités et localisation
  • Espaces détente & restauration
  • Rangement : casiers persos, archives, IT

 

5. Exigences techniques 

  • Ergonomie postes (bureaux réglables, sièges)
  • Connectique (prises, RJ45, Wi-Fi, AV)
  • Acoustique (traitements souhaités)
  • Éclairage (objectifs lux, ambiance)
  • Câble management & électrification

 

6. Esthétique & ambiance 

  • Styles recherchés (scandinave, industriel, sobre, coloré)
  • Valeurs à refléter (innovation, sobriété, convivialité)
  • Inspirations visuelles (moodboard si dispo)

 

7. Livrables attendus Space planning (plans 2D, 3D). 

  • Planning détaillé (conception → chantier → réception)
  • Chiffrage détaillé & devis
  • Accompagnement (change management, suivi chantier)

 

8. Interlocuteurs

  • Responsable projet (côté entreprise)
  • Parties prenantes internes (RH, IT, direction)
  • Contacts externes (aménageur, architecte, prestataires)


Checklist “réception de chantier”

Une fois le chantier livré, il faut s’assurer du respect des essentiels :

1. Travaux & finitions 

☐ Les sols (moquette, parquet, PVC) sont posés sans défaut (bulles, tâches, lames abîmées) 

☐ Les murs et plafonds sont peints sans traces, fissures ni différences de teinte 

☐ Les cloisons (fixes, mobiles, vitrées) sont correctement alignées, stables et jointées

☐ Les portes ferment correctement (alignement, serrure, badge si prévu)

 

2. Réseaux & connectique 

☐ Les prises électriques, RJ45 et USB sont installées au bon endroit et testées

☐ Le Wi-Fi couvre bien l’ensemble du plateau (tests effectués)

☐ Le câblage est invisible ou correctement gainé (aucun câble apparent au sol)

☐ Les écrans de visioconférence / équipements AV sont testés et fonctionnels

 

3. Confort & sécurité 

☐ Ventilation et climatisation opérationnelles (mesure débit/°C à différents points)

☐ Éclairage conforme (luxmètre → 300-500 lux sur postes, 500+ en salle réunion)

☐ Niveaux acoustiques mesurés (RT60 sous 0,6 s dans espaces ouverts)

☐ Issues de secours dégagées et signalées, extincteurs posés

 

4. Mobilier & agencement

☐ Chaque poste dispose de bureau + siège + rangements selon plan validé

☐ Les bureaux réglables en hauteur montent/descendent correctement

☐ Les sièges ergonomiques ont bien leurs réglages (accoudoirs, lombaires, inclinaison) ☐ Espaces collaboratifs et informels sont livrés avec mobilier prévu (tables modulables, alcôves, etc.)

 

5. Documents & conformité 

☐ DOE (dossier des ouvrages exécutés) remis : plans finaux, notices équipements

☐ Garanties constructeurs et notices de maintenance fournies

☐ PV de levée de réserves établi si défauts constatés


Questionnaire équipes

L’objectif du questionnaire à destination des équipes est de recueillir les besoins réels et les irritants du quotidien (à savoir, ce qui les gêne).

 

1. Profil de réponse
Service / équipe : ______________

Fonction principale : ______________

Mode de travail habituel :

☐ 100 % présentiel

☐ Hybride (___ jours/sem.)

☐ Majoritairement en télétravail

☐ Nomade (déplacements réguliers)

 

2. Poste de travail actuel

– Quelle est votre satisfaction globale sur votre poste actuel (ergonomie, confort) ?

☐ Très satisfait ☐ Satisfait ☐ Peu satisfait ☐ Pas du tout satisfait 

– Quelles gênes physiques rencontrez-vous ?

☐ Mal de dos ☐ Fatigue visuelle ☐ Douleurs poignets/mains ☐ Fatigue jambes ☐ Autre : _______________ 

– Quels équipements ergonomiques jugez-vous utiles ? 

☐ Bureau réglable en hauteur

☐ Chaise réglable (accoudoirs, soutien lombaire)

☐ Repose-pieds

☐ Repose-poignets / tapis de souris ergo

☐ Support écran / double écran

☐ Autre : _______________

 

3. Espaces collectifs & circulation 

– Quels espaces utilisez-vous le plus ?

☐ Salles de réunion 2–4 pers. ☐ Grandes salles (10+) ☐ Espaces informels ☐ Cafétéria / restauration ☐ Espaces détente 


– Rencontrez-vous des manques ?

☐ Pas assez de petites salles ☐ Pas assez de salles grandes ☐ Bruit trop présent ☐ Pas assez d’espaces calmes 

– Comment évaluez-vous la circulation dans les locaux ? ☐ Fluide ☐ Correcte ☐ Trop de goulots d’étranglement ☐ Mal signalée

 

4. Confort & ambiance

– Acoustique : 

☐ Correcte ☐ Bruit gênant ☐ Trop de silence ☐ Besoin d’amélioration 

– Lumière naturelle :

☐ Satisfaisante ☐ Insuffisante ☐ Trop forte / reflets 

– Éclairage artificiel :

☐ Agréable ☐ Fatigant ☐ Trop faible ☐ Trop fort 

– Température & air :

☐ Stable ☐ Trop chaud ☐ Trop froid ☐ Manque d’aération 

 

5. Confort & ambiance

– Si vous pouviez changer une seule chose dans vos bureaux actuels : __________ 

– Comment évaluez-vous le télétravail et/ou flex office dans votre activité ? ☐ Indispensable ☐ Utile ☐ Peu utile ☐ Pas adapté

– Souhaitez-vous disposer de :

☐ Postes non attribués (flex)

☐ Casiers personnels

☐ Zones silencieuses

☐ Espaces détente / informels supplémentaires

– Autres remarques / idées :
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FAQ de l’aménagement de bureaux professionnels

Retrouvez ci-dessous nos réponses aux questions les plus fréquemment posées par les directeurs stratégiques, RH et managers à ce sujet.

Quels sont les bénéfices concrets d’un aménagement de bureaux réussi ?

Voici les principaux bénéfices d’un aménagement bien pensé :

  • Productivité accrue
  • Réduction des TMS et arrêts maladie 
  • Meilleure collaboration
  • Attractivité employeur renforcée
  • Image professionnelle valorisée

Ces bénéfices dépassent largement le simple confort. Ils touchent à la performance globale de l’entreprise, à la rétention des talents et à la satisfaction clients. Un aménagement réussi devient un véritable levier stratégique et pas seulement une dépense immobilière.


Faut-il toujours faire appel à un architecte pour aménager ses bureaux d’entreprise ?

Il n’est pas toujours nécessaire de faire appel à un architecte pour l’aménagement de vos bureaux professionnels. Pour de petites surfaces (quelques postes), un aménagement interne est possible, à condition de bien cadrer le projet et de s’appuyer sur des outils de planification simples.

En revanche, dès qu’il est question de surfaces importantes, des structures du bâtiment ou des locaux soumis à des normes strictes (IGH, ERP, accessibilité PMR), l’expertise d’un architecte ou d’un space planner devient indispensable.

 

Quelles sont les erreurs à éviter lors d’un projet d’aménagement ?

Les erreurs les plus fréquentes dans un projet d’aménagement sont :

  • Budget sous-estimé
  • Oubli des normes (incendie, PMR)
  • Espaces mal dimensionnés
  • Acoustique négligée
  • Non-implication des équipes

Il est donc important de préparer correctement le projet avant de le déployer (cadrage, associer les équipes et récolter leurs avis, besoins et blocages, cahier des charges strict et précis, pilotage), au risque de ne pas en tirer les pleins profits, voire de mettre en place un aménagement contre productif.

 

Combien de temps faut-il prévoir ?

La durée d’un projet d’aménagement de bureaux d’entreprise dépend de son ampleur :

  • Rafraîchissement léger (peinture, mobilier) : 1 à 2 mois
  • Rénovation partielle (cloisons, câblage, sols) : 3 à 6 mois
  • Refonte complète (>50 postes, travaux lourds) : 6 à +12 mois

Ces délais incluent la phase de cadrage, les appels d’offres, la réalisation et la réception de chantier. Les imprévus (retards de livraison, normes découvertes en cours) rallongent souvent le calendrier - mieux vaut donc prévoir une marge de sécurité.