Et si, plutôt que d’être assis, vous organisiez une réunion debout ?
Aussi appelée stand-up meeting, la réunion debout est une idée qui émerge notamment au sein de la méthode Scrum, une approche innovante pour la conception de produits. Cela explique pourquoi les plus grandes entreprises du numérique en ont d’ailleurs fait un mantra.
L’objectif ? Lutter contre la réunionite aiguë, une pratique bien trop courante en France. Comme Google, Facebook, Apple et bien d’autres entreprises, allez-vous, vous aussi, adopter la réunion debout ? Découvrez-en les avantages et, surtout, comment les réussir !
Qu’est-ce qu’un stand up meeting (réunion debout) ?
Un stand up est une réunion courte, dynamique et qui a la particularité d’avoir tous les participants debout. C’est une notion typique
Deux caractéristiques fondamentales sont à retenir :
- Durée courte : pas de réunion de plusieurs heures, on parle ici de 10 à 15 minutes maximum
- Position debout : absence de chaises et autres fauteuils confortables, les positions participent à la réunion debout
Comment les deux se combinent ? Par l’inconfort de la position debout prolongée : il est inconfortable de se tenir debout pendant trop longtemps, car le corps sollicite les muscles pour se tenir. La fatigue qui en résulte oblige la réunion à demeurer relativement courte. Un moyen à la fois doux et radical face aux réunions interminables !
Quels sont les avantages des réunions debout ?
Voici les 5 avantages des réunions debout :
- Réunions plus courtes et efficaces
- Meilleure concentration des participants
- Favorise la collaboration et la cohésion
- Identification rapide des blocages
- Réduction de la "réunionite" en entreprise
La posture debout devient rapidement inconfortable quand elle est prolongée, et ce seul fait oblige la réunion à rester courte. Les participants doivent aller droit au but. C’est un format rythmé qui contribue à maintenir un haut niveau d'attention, là où les réunions classiques souffrent souvent d'un relâchement, voire d’une démotivation générale.
Ces réunions ont aussi l’avantage de favoriser la dynamique de groupe. L’esprit d’équipe est stimulé, chacun pouvant s'exprimer de manière concise et active. Grâce à des échanges fluides et orientés vers la recherche de solutions, les participants identifient rapidement les obstacles, les solutions et, surtout, luttent contre la réunionite qui alourdit de nombreuses entreprises. Une pratique simple mais redoutablement efficace !
Comment organiser son stand-up meeting ? 3 étapes simples
Voici les 3 étapes pour organiser son stand up meeting :
- Préparer l’ordre du jour
- Tenir compte des particularités d’une réunion debout
- Animer la réunion et faire circuler la parole
Entrons dans le détail de chacune de ces étapes.
1. Préparer l’ordre du jour et les objectifs
Puisqu’il faut garder la réunion courte, l’ordre du jour doit être clair et réaliste par rapport au temps de la réunion (10-15 minutes). L’animateur communique en amont l’ordre du jour aux participants, qui apportent les éléments dont ils ont besoin, préparent leurs problématiques ou besoins d’assistance, etc.
Divers outils peuvent faciliter le suivi, comme les tableaux type Kanban dans Notion ou Asana. Sinon, la bonne vieille méthode des post-it (“à faire”, “en cours”, “fait”) reste tout à fait pertinente… à condition de ne pas les perdre !
2. Tenir compte des spécificités d’une réunion debout
Gardez à l’esprit que, si la position debout favorise la concentration et les échanges, elle limite la prise de note. D’où l’intérêt de conserver l’ordre du jour concis et d’employer des supports visuels.
L’espace de réunion compte aussi : il doit être dégagé, sans sièges, pour inciter chacun à rester debout.
Le timing, enfin. Les stand-up meetings ne doivent pas dépasser 15 minutes. Passé ce délai, la fatigue physique et mentale des participants risque de diminuer l’efficacité de l’échange. Pour anticiper, munissez-vous simplement d’un minuteur ou de l’alarme sur le smartphone, pourquoi pas avec un premier rappel à 10 minutes.
3. Animer la réunion et faire circuler la parole
Du fait de sa courte durée, une réunion debout n’a pas nécessairement besoin d’un chef, pour peu qu’elle soit structurée. En fonction du nombre de participants, vous pouvez par exemple vous servir d’un objet qui donne la parole et qui passe de main en main.
Pour rester concentré, une méthode simple est celle des 3 questions :
- Qu’ai-je fait hier ?
- Que vais-je faire aujourd’hui ?
- Quelles sont les difficultés rencontrées ?
L’animateur peut ensuite conclure sur les principaux points relevés et les priorités.
Le bureau assis debout, l’allié de vos réunions debout !
Qui dit réunion debout ne dit pas réunion désorganisée, et disposer d’un ou plusieurs bureaux est nécessaire. Et pour un stand up meeting, quoi de mieux qu’un bureau réglable en hauteur, puisque les participants se tiennent debout ?
Avec un bureau classique, la prise de note est complexe, car elle oblige les participants à se pencher, ce qui est assez inconfortable. Les outils utiles à la réunion peuvent aussi être plus limités, par exemple si vous n’avez pas de support pour poser un écran.
Avec un bureau assis debout, ce n’est pas le cas : il suffit de régler le bureau à la bonne hauteur et les participants peuvent s’en servir pour prendre des notes, présenter divers documents, etc. Ce type de bureau est, de plus, polyvalent : vous pouvez y installer divers accessoires de bureau, comme un bras articulé pour écran de PC, utile pour présenter aux participants.
Et bien sûr, ce sont de parfaits postes de travail au quotidien, ergonomiques et aident à adopter une bonne posture au bureau.
Découvrez les meilleurs bureaux assis debout du moment :
- KQUEO DYNAMIC : notre best-seller, la star des bureaux debout, avec ses deux moteurs performants, silencieux et garantis 5 ans. Sa large amplitude de hauteur (66-130 cm) s’adapte à une majorité de tailles pour les utilisateurs
- KQUEO LIFT : alternative plus économique, ce modèle compte sur une motorisation unique. Son amplitude de hauteur est plus restreinte (72-120 cm) mais convient tout de même à de nombreuses personnes
- KQUEO CORNER : notre modèle phare, décliné en bureau assis debout d’angle
- KQUEO EXECUTIVE : un plateau en verre à la fois solide et luxueux
- KQUEO SPACE DYNAMIC : notre gamme de bureaux 2 moteurs incluant des rangements
De nombreuses options de personnalisation s’offrent à vous, tant pour le piètement (rectangulaire ou arrondi) que les coloris du plateau et de la base.
FAQ du stand up meeting
Cette pratique innovante soulève à juste titre plusieurs interrogations. Voici nos réponses aux questions les plus posées !
Combien de temps doit durer une réunion debout ?
Une réunion debout doit durer entre 10 et 15 minutes au maximum. L’objectif même de ce type de réunion est d’être court, afin d’aborder rapidement les points importants et ne pas tomber dans le piège des meeting à rallonge, à la fois démotivants pour les salariés et improductifs pour l’entreprise.
Pour en savoir plus, découvrez combien de temps rester debout au bureau.
Combien de personnes pour un stand up meeting ?
Il faut entre 5 et 9 personnes pour un stand up meeting. C’est un intervalle donné au sein du framework Scrum, mais en réalité, une réunion debout peut être tout aussi efficace avec plus ou moins de participants. Par exemple, un petit groupe (3-4 personnes) permet d’aborder davantage les problématiques individuelles.
Les réunions debout sont-elles efficaces ?
Les réunions debout sont généralement efficaces, à condition qu’elles soient adaptées aux participants et aux processus de l’entreprise. Cette méthode agile présente des avantages théoriques intéressants, mais un stand up meeting mal réalisé peut vite devenir source de désorganisation, frustration et contre-productivité.
Il faut donc adapter les règles à la situation réelle de l’entreprise et des salariés ; posez-vous des questions comme :
- L’environnement y est-il propice (salle dédiée, minimum de distractions, etc.) ?
- Quelle est la fréquence idéale (est-ce vraiment nécessaire tous les jours) ?
- Certains collaborateurs ont-ils des difficultés à se tenir debout longtemps ?
- Dans quelle mesure ces mini réunions peuvent-elles remplacer les meetings classiques ?
En bref, faites preuve de flexibilité et d’écoute, et vous organiserez des réunions efficaces et productives !
