Vous cherchez à vaincre la distraction au travail pour gagner en productivité ? Découvrez 6 astuces pour vous aider.
C’est quand nous travaillons que le cerveau a le plus envie de s’échapper. Réaliser une tâche peut alors prendre bien plus de temps qu’anticipé, car vous ne parvenez pas à vous concentrer et à être efficace. Voyons ensemble ce que vous pouvez mettre en place.
1. Prendre conscience de vos moments de distraction
De la même manière que nous n’avons pas les mêmes rythmes, nous ne sommes pas distraits aux mêmes moments. Certains d’entre nous parviennent à mieux se concentrer le matin, d’autres le soir. Vous pouvez inconsciemment être amené à faire autre chose.
C’est notamment le cas si vous travaillez à la maison : à moins que vous ne disposiez d’une pièce bureau, chaque pièce est déjà associée à certaines actions et habitudes de vie. C’est pourquoi il peut être difficile de se concentrer dans le salon par exemple, car cette pièce est associée à la détente, au repos, à la télévision, etc. Avant d’agir pour vaincre la distraction au travail, encore faut-il prendre conscience du problème. Cela signifie que vous devez objectiver votre quotidien. Le plus efficace reste la prise de notes, car vous vous mettez à distance de vos actions et pouvez donc les analyser.
L’astuce consiste à disposer d’un bloc-notes ou d’un cahier que vous mettez au format paysage. Vous pouvez alors créer plusieurs colonnes, par exemple comme suit :
| Date/heure | Action en cours | Distraction | Déclencheur | Temps de distraction |
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- Lundi 16 janvier 2023 - 10H50 |
Répondre aux emails professionnels | Télévision | J'ai levé la tête et j'avais la télévision dans mon champs de vision. | 15 mm |
Il s’agit d’un exemple et vous n’êtes pas obligé de respecter chaque colonne. L’intérêt de cette prise de notes est double :
Cela nous amène d’ailleurs à notre second conseil pour vaincre la distraction au travail : l’importance d’avoir un champ de vision dégagé.
2. Dépolluer votre champ de vision
Il ne faut surtout pas négliger le sens de la vue, car un environnement surchargé envoie de nombreuses informations au cerveau. Il doit les traiter, ce qui le fatigue en plus de vous détourner de votre tâche en cours.
Mettons que vous travailliez chez vous, dans le salon. Un étendoir avec des vêtements déjà secs est disposé près de vous. Les coussins sur le canapé sont en désordre, certains sont empilés, d’autres isolés. La table du petit déjeuner n’est pas débarrassée.
Etc. etc.
Non-seulement l’esprit est pollué par tous ces éléments, mais en plus votre cerveau pense à d’autres tâches (le ménage en l’occurrence). C’est pourquoi il est recommandé de prendre un temps préalable pour ranger et éliminer le superflu. Ce sont certes 15-20 minutes que vous ne passerez pas à travailler, mais vous en sortez gagnant. Vous êtes moins distrait et perdez donc moins de temps au final.
Le raisonnement qui s’applique à la pièce s’applique aussi à l’espace de travail pour vaincre la distraction au travail. Pour profiter d’un bureau organisé et productif, vous devez raisonner en termes de sobriété. Vous pouvez par exemple sélectionner soigneusement quelques objets de déco et plantes vertes. Gardez l’esprit pratique à l’esprit et ne conservez dans votre champ de vision immédiat que les éléments qui vous sont immédiatement nécessaires.
Par exemple, si vous devez rédiger un document sur un logiciel de traitement de texte, vous avez simplement besoin de l’écran, de la souris et du clavier. Des documents papier, des stylos, une imprimante, le téléphone portable, etc. sont inutiles et vous pouvez donc les sortir de votre champ de vision.
3. Limiter le multi-tasking
Les sollicitations ne manquent pas, et les outils informatiques ont renforcé l’impératif d’instantanéité. Entre la mission en cours, les échanges de mail, les messages sur les plateformes collaboratives, etc. certains ont adopté la solution du multi-tasking. Il s’agit concrètement d’avancer conjointement sur plusieurs projets.
Non-seulement ce processus requiert une certaine flexibilité, mais il est en plus dommageable pour votre concentration. La concentration n’est en effet pas immédiate : elle se construit au fur et à mesure que vous avancez sur une tâche avant d’atteindre un pic. Autrement dit, à chaque fois que vous changez de tâche, la concentration s’effondre et repart de zéro.
C’est là qu’est le paradoxe du multi-tasking : vous gérez plusieurs tâches en même temps pour gagner du temps, mais étant donné que votre concentration n’atteint jamais son plein potentiel, vous êtes moins productif. Finalement, vous perdez du temps.
Le plus efficace pour vaincre la distraction au travail reste donc de se concentrer sur une seule tâche que vous mènerez à son terme ou que vous interromprez quand votre concentration commence à décliner.
Par ailleurs, si vous disposez d’un bureau assis debout, vous pouvez assigner certaines tâches à des positions spécifiques. Mentalement, la distinction entre les différentes tâches est mieux marquée. Il est par exemple possible de travailler sur des tableurs en étant assis, puis de se mettre debout au bureau pour un appel ou une visioconférence.
A ce sujet, la communication doit faire l’objet d’un temps séparé.
4. Déterminer des temps dédiés à la communication
Les notifications sont utiles, mais peuvent très rapidement devenir toxiques. Vous recevez une alerte à chaque message ou mail reçu, ce qui est à chaque fois une distraction. Le simple fait de changer d’onglet pour consulter vos mails perturbe fortement la concentration.
Voilà pourquoi, comme pour les autres tâches, la communication doit être l’objet de moments dédiés pour vaincre la distraction au travail. Vous pouvez par exemple consacrer 30 minutes à répondre aux emails au début et à la fin de la journée.
Une certaine réactivité de votre part peut toutefois être attendue, notamment sur les outils collaboratifs et de messagerie instantanée. Dans cette perspective, il peut être intéressant d’investir dans deux écrans de PC. Vous vous concentrez sur votre travail sur un écran tandis que vous reportez tous les outils de communication sur l’écran secondaire.
5. Développer des objectifs SMART
Souvent, nous sommes distraits car nous ne définissons pas nos objectifs avec suffisamment de précision ni de réalisme. Nous pouvons par exemple planifier de « travailler 3h », mais de quoi s’agit-il ? Quelles sont les tâches exactement ? Quelle durée estimée pour chacune ?
C’est alors que les objectifs SMART entrent en action pour vaincre la distraction au travail :
Prenons l’exemple d’un rédacteur qui doit créer un contenu texte. Ce travail correspond à plusieurs actions d’analyse, de rédaction et d’intégration sur le site web. « Rédiger le contenu » est donc beaucoup trop vague : les étapes ne sont pas claires, et votre cerveau est constamment tenté de se détourner du travail car « c’est peut-être le moment d’une pause ». Peut-être, car vous n’avez pas défini vos objectifs SMART en amont.
Vous validez progressivement votre avancement et, consécutivement, vous savez quand prendre vos moments de pause. Et c’est d’ailleurs l’objet de notre dernier conseil pour vaincre la distraction au travail.
6. S’accorder des moments de détente
Voici un conseil qui tombe sous le sens pour vaincre la distraction au travail, et pourtant ! Nous savons que nous devons prendre des pauses, mais même durant ces moments, notre esprit reste bien souvent encombré par le travail.
Déjà, les objectifs SMART se révèlent utiles, car ils vous permettent de définir précisément, en amont, quand vous prendrez vos moments de pause. Mais ce n’est pas tout : il est important d’envoyer au cerveau le signal qu’il s’agit clairement d’un temps séparé du travail.
C’est pourquoi nous recommandons d’associer une activité active à vos pauses. Il peut s’agir de réaliser des étirements, quelques positions de yoga, sortir pour une balade, etc. L’esprit fait ainsi clairement la distinction.
Grâce à ces 6 méthodes de choc, vaincre la distraction au travail est une réalité à portée de main ! 👊
